Erste Rechnung schreiben als Selbstständige: Pflichtangaben

Die erste Rechnung schreiben als Selbstständige fühlt sich oft bedeutender an, als es sein müsste. Ein Kunde hat Ja gesagt, die Arbeit ist erledigt, und jetzt sitzt du vor einem leeren Dokument und fragst dich, was da eigentlich alles drauf muss. Steuernummer? Umsatzsteuer? Und was ist mit dieser E-Rechnung, über die gerade alle reden?

Die Antwort ist überschaubar, wenn du sie einmal sauber durchgehst. Das Umsatzsteuergesetz legt genau fest, welche Angaben auf eine Rechnung gehören. Fehlt etwas, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen, und du schreibst die Rechnung neu.

Hier bekommst du die Pflichtangaben als Checkliste, ein Beispiel für eine Rechnung mit und ohne Umsatzsteuer, die Sonderregeln für kleine Beträge und den aktuellen Stand zur E-Rechnung. Das ist keine Steuerberatung. Für deinen Fall sind Steuerberater und Finanzamt die verbindlichen Ansprechpartner.

Was brauchst du, bevor du die erste Rechnung schreibst?

• Eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Beides bekommst du nach Abgabe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung vom Finanzamt bzw. vom Bundeszentralamt für Steuern. Wie das abläuft, steht im Beitrag Gewerbe anmelden nebenberuflich.
• Die Entscheidung, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder Umsatzsteuer ausweist. Das hast du im Fragebogen angegeben.
• Die vollständigen Daten deines Kunden: Name bzw. Firma und Anschrift.
• Eine klare Beschreibung, was du geleistet hast und wann.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung nach § 14 UStG enthalten?

Für Rechnungen über 250 € brutto nennen § 14 Abs. 4 UStG und die Merkblätter der IHKs diese Angaben:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir als Leistendem und von deinem Kunden.
• Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Ausstellungsdatum der Rechnung.
• Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt (dann reicht ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“).
• Das Entgelt (netto), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen.
• Vorab vereinbarte Minderungen des Entgelts, etwa Skonto, falls es welche gibt.
• Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
• In Sonderfällen: Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers oder die Angabe „Gutschrift“, wenn dein Kunde die Rechnung für dich erstellt.

Typischer Fehler bei der ersten Rechnung: Der Leistungszeitraum fehlt. Korrektur: Schreib immer dazu, wann du geleistet hast, zum Beispiel „Leistungszeitraum: 01.11.2026 bis 30.11.2026“.

Wie sieht eine Rechnung mit Umsatzsteuer aus?

Beispiel mit erfundenen Daten. Angenommen, Sara arbeitet nebenberuflich als selbstständige Kundenberaterin, nutzt die Kleinunternehmerregelung nicht und berechnet einem Unternehmen ihre Leistung:

• Absender: Sara Beispiel, Musterweg 3, 12345 Musterstadt, Steuernummer 12/345/67890
• Empfänger: Muster Online GmbH, Hauptstraße 10, 54321 Beispielstadt
• Rechnungsnummer: 2026-001, Rechnungsdatum: 02.12.2026
• Leistung: Durchführung von Beratungsgesprächen, Leistungszeitraum 01.11.2026 bis 30.11.2026
• Nettobetrag: 1.000,00 €
• Umsatzsteuer 19 %: 190,00 €
• Gesamtbetrag: 1.190,00 €
• Zahlungsziel: zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug, Bankverbindung: IBAN …

Zahlungsziel und Bankverbindung sind keine Pflichtangaben im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, gehören aber auf jede Rechnung, wenn du dein Geld pünktlich sehen willst.

Was ändert sich auf der Rechnung als Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Würdest du es trotzdem tun, schuldest du den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt. Seit 2025 gelten für dich vereinfachte Mindestangaben nach § 34a UStDV:

• Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden.
• Deine Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
• Ausstellungsdatum.
• Menge und Art der Leistung.
• Das Entgelt in einer Summe.
• Ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

Für den Hinweis reicht eine klare Formulierung, zum Beispiel: „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“. Auch wenn die fortlaufende Nummer in § 34a UStDV nicht ausdrücklich genannt ist, solltest du sie trotzdem vergeben. Sie hilft dir bei der Buchhaltung und vermeidet Rückfragen. Wann du Kleinunternehmer bist und wann nicht mehr, erklärt der Beitrag zur Kleinunternehmerregelung nebenberuflich.

Was gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro?

Für Rechnungen bis 250 € brutto erlaubt § 33 UStDV eine vereinfachte Form. Nötig sind dann nur:

• Vollständiger Name und Anschrift von dir als Leistendem (die Daten des Kunden dürfen fehlen).
• Ausstellungsdatum.
• Menge und Art der Leistung.
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe.
• Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Rechnungsnummer und Steuernummer sind bei der Kleinbetragsrechnung keine Pflicht. In der Praxis schreiben viele trotzdem eine vollständige Rechnung, weil das die Buchhaltung einheitlich hält.

Was ist mit der E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt bei Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) schrittweise die E-Rechnungspflicht. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF zählt nicht dazu. Der Fahrplan nach den Informationen der IHKs:

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den Anfang reicht dafür ein E-Mail-Postfach.
• Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen sind weiter erlaubt, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers.
• Im Jahr 2027: Diese Ausnahme gilt nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz.
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, soweit keine Ausnahme greift.

Wichtige Ausnahmen: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nach 2027 nicht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen weiter als normale Rechnung verschickt werden. Und Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen gar nicht unter die Pflicht. Wenn du regelmäßig Unternehmen abrechnest und keine Kleinunternehmerin bist, lohnt sich jetzt ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.

Bis wann musst du die Rechnung schreiben und wie lange aufbewahren?

• Ausstellungsfrist: Bei Leistungen an andere Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. Praktisch solltest du nicht so lange warten, denn jede Woche ohne Rechnung ist eine Woche ohne Geld.
• Aufbewahrung: Seit 2025 acht Jahre für Rechnungen nach § 14b UStG, für ausgehende und eingehende Rechnungen. E-Rechnungen im Originalformat archivieren.
• Korrekturen: Eine fehlerhafte Rechnung wird nicht überschrieben. Du stellst eine Korrektur- oder Stornorechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Nummer aus.

Womit schreibst du die Rechnung am besten?

Für die allerersten Rechnungen reicht eine sauber gebaute Vorlage in einem Textprogramm, solange du die Nummern sorgfältig fortführst und jede Rechnung als PDF ablegst. Sobald du regelmäßig abrechnest, lohnt sich ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm. Es vergibt die Nummern automatisch, erinnert an offene Posten, erzeugt bei Bedarf E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD und exportiert die Daten für die Steuererklärung oder für deine Steuerberaterin. Achte bei der Auswahl auf drei Punkte: Unterstützt das Tool die Kleinunternehmerregelung, kann es E-Rechnungen erzeugen und empfangen, und archiviert es Belege so, dass du die Aufbewahrungspflicht erfüllst?

Was tust du, wenn der Kunde nicht zahlt?

Bleib freundlich und konkret. Ein paar Tage nach Ablauf des Zahlungsziels schickst du eine kurze Erinnerung, ohne Vorwurf. So kannst du schreiben: „Hallo Herr Neumann, ich möchte kurz an die Rechnung 2026-001 vom 2. Dezember erinnern, die am 16. Dezember fällig war. Vielleicht ist sie untergegangen. Sagen Sie mir gern Bescheid, falls Ihnen noch etwas fehlt.“ Meist ist die Zahlung dann innerhalb weniger Tage da.

Kommt danach nichts, folgt eine schriftliche Mahnung mit neuer Frist. Bei Geschäftskunden kommt ein Schuldner nach dem Gesetz spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, bei Privatkunden nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Bevor du Verzugszinsen oder ein gerichtliches Mahnverfahren angehst, lass dich beraten. Und für die Zukunft: Bei neuen Kunden kann eine Anzahlung oder eine Abrechnung in kürzeren Abständen das Risiko senken.

Welche Fehler passieren bei der ersten Rechnung am häufigsten?

• Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl man Kleinunternehmer ist. Folge: Der Betrag ist trotzdem ans Finanzamt abzuführen.
• Kein Kleinunternehmer-Hinweis. Folge: Unklar, warum keine Steuer berechnet wurde.
• Rechnungsnummer doppelt vergeben, etwa weil zwei Vorlagen parallel genutzt werden.
• Privatadresse des Kunden statt Firmenanschrift, oder der falsche Firmenname. Lass dir die Rechnungsadresse vorher bestätigen.
• Zahlungsziel vergessen. Dann zahlt der Kunde, wann es ihm passt.

Wenn du Provisionen von einem Unternehmen bekommst, kläre vorher schriftlich, wer wem eine Rechnung stellt. Manche Unternehmen erstellen Gutschriften für ihre Vertriebspartner, andere erwarten eine Rechnung von dir. Was es mit Vergütung auf Provisionsbasis sonst auf sich hat, steht im Beitrag auf Provisionsbasis arbeiten.

Was ist dein nächster Schritt?

Leg heute eine Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben an und vergib die erste Nummer, bevor der erste Auftrag kommt. Lass sie einmal von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater prüfen, das kostet wenig und erspart dir später Korrekturen. Wenn du noch auf der Suche nach einem Modell bist, bei dem du selbstständig für Unternehmen arbeitest, kannst du in einem kostenlosen Erstgespräch klären, ob der Weg als digitaler Kundenberater passt.