Wann zählt ein Termin als No-Show?
Wenn zur vereinbarten Zeit niemand im Call ist und vorher keine Absage kam. Eine Verschiebung am Vortag ist kein No-Show, daraus wird einfach ein neuer Termin. Eine einfache Regel für die Praxis: Nach fünf bis zehn Minuten ohne Rückmeldung rufst du einmal kurz an. Erreichst du niemanden, schickst du eine kurze Nachricht und trägst den Termin im CRM als nicht erschienen ein.
Wie genau ein Team No-Shows zählt, legt es selbst fest. Wichtig ist, dass alle dieselbe Regel benutzen. Sonst lässt sich die Show-up-Rate von Woche zu Woche nicht vergleichen.
Wie verhinderst du No-Shows, ohne Druck zu machen?
- Den Anlass beim Legen in einem Satz festhalten: Worum geht es, und was hat die Person davon?
- Den Termin nicht wochenlang in die Zukunft legen. Je größer der Abstand, desto mehr kommt dazwischen.
- Am Vortag oder am Morgen kurz erinnern, mit Uhrzeit und Link.
- Nachfragen, ob der Termin wirklich passt, statt jeden Vorschlag sofort zu bestätigen.
So kann die Erinnerung klingen: „Hallo Sarah, kurze Erinnerung an unser Gespräch morgen um 18 Uhr, hier ist der Link. Falls etwas dazwischenkommt, sag mir einfach Bescheid, dann suchen wir einen neuen Termin.“ Der letzte Satz macht eine Absage leicht. Eine Absage ist besser als ein leerer Call, weil du die Stunde anders nutzen kannst.
Ist jemand nicht erschienen, reicht eine freundliche Nachricht mit zwei neuen Zeitvorschlägen. Kommt darauf keine Antwort, folgt keine Serie von Nachrichten. Wie Nachfassen ohne Drängen geht, steht unter Follow-up.